Dowód księgowy

Dowód księgowy – stanowi podstawę prowadzenia ksiąg rachunkowych, ujmowanych w nich zapisów, stwierdza dokonanie operacji gospodarczej. Przepisy dotyczące dowodów księgowych zostały zawarte w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, ze zm.). Ustawa ta nazywa je również dowodami źródłowymi. Wśród dowodów księgowych wyróżnia się:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki;

4) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

5) korygujące poprzednie zapisy;

6) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

7) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej ww. dane, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Obowiązku zamieszczania danych wskazanych w p. 1 – 3 oraz 5 można zaniechać, jeśli wynika to z odrębnych przepisów, a wskazanych w p. 6 – jeśli wynika to z techniki dokumentowania.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.