Umowa ramowa jest umową, która nie posiada w przepisach obowiązującego prawa obszernej i wyczerpującej definicji legalnej. Definicja przedmiotowej umowy została bardzo wąsko przedstawiona w słowniczku przygotowanym do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004 Nr 19, poz. 177 ze zm.). W myśl art. 2 pkt 9a Prawo zamówień publicznych poprzez umowę ramową należy rozumieć, umowę zawartą między zamawiającym, a jednym lub większą liczbą wykonawców. Jej celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień publicznych, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości.
Praktyka gospodarcza zdołała wykształcić zakres przedmiotowy umowy. Przedmiotem umowy ramowej są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Zamawiający decydują się na zawarcie umowy ramowej w momencie, gdy nie jest w stanie skonkretyzować zakresu, wielkości lub innych warunków zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 99 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający może podpisać umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Okres, na jaki powinna zostać zawarta umowa ramowa powinien wynosić maksymalnie 4 lata. W przypadku kiedy Zamawiający chce zawrzeć umowę ramową na okres dłuższy, powinien uzasadnić to specyfiką przedmiotu zamówienia oraz istnieniem szczególnego interesu Zamawiającego. Powinien też zawiadomić o tym Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Należy zauważyć, że umowa ramowa musi być zawarta zawsze na czas oznaczony. W praktyce dość często umowa ramowa mylona jest z umową przedwstępną.
